Der Ablauf

Vier Schritte, und der dritte ist der wichtigste.

Bestandsaufnahme

Welche Systeme laufen, welche Daten stecken darin, wer arbeitet womit, und was davon wird wirklich gebraucht? Am Ende steht eine Liste — kein Gefühl. Sie ist zugleich die Grundlage für die Auslegung Ihrer Umgebung und damit für den Preis.
Probelauf

Ihre echten Daten werden in eine Testumgebung übernommen. Erst dort zeigt sich, was ein Export nicht hergibt, welche Sonderfälle es gibt und wie lange der eigentliche Umzug dauern wird. Ein Probelauf, der nichts findet, hat es nicht ernst gemeint.
Paralleler Betrieb

Das neue System läuft, das alte auch. Die Mitarbeitenden arbeiten sich ein, während im Hintergrund nachgezogen wird. Das kostet ein paar Wochen doppelte Aufmerksamkeit — und spart den Tag, an dem nichts geht.
Umschalten und Abschalten

Der letzte Abgleich, die Umstellung der Adressen und Nummern, dann die Übergabe. Das Altsystem wird erst abgeschaltet, wenn die Aufbewahrungsfristen bedient sind — im Zweifel als lesender Zugang, nicht als laufender Betrieb.

Belegte Übernahmewege

Was wir schon geholt haben.

Diese Wege sind gebaut und im Einsatz. Alles andere sehen wir uns an und sagen Ihnen ehrlich, ob es geht.

Nextcloud → iWerbo Drive

Der Bestand wird direkt vom fremden Server geholt, im Baum ausgewählt und mit oder ohne Ordnerstruktur übernommen. In der Nextcloud wird dabei ausschließlich gelesen — Ihr Altsystem bleibt unangetastet.

IMAP und mbox → iWerbo Mail

Bestehende Postfächer werden vollständig übernommen, samt Ordnerstruktur. Dazu Domains, DKIM und die DNS-Einträge — die Umstellung des Mailflusses ist der heikelste Teil eines Umzugs und gehört in geübte Hände.

Wiki → iWerbo ai-wiki

Bestehende Wissensbereiche werden übernommen — ausschließlich im Namen dessen, der den Lauf auslöst, damit kein Import Rechte umgeht. Dazu Gesetzestexte, Webseiten und PDF-Bestände.

Vorgänge und Stammdaten

Kunden, Artikel, Lieferanten, Projekte und offene Vorgänge kommen in die Business Suite. Was aus dem Altsystem nicht sauber herauskommt, wird benannt, statt stillschweigend weggelassen zu werden.

Rufnummern und Nebenstellen

Nummern behalten, Anlage wechseln: Amtsleitungen, Rufnummern, Anrufverteilung und Ansagen werden auf die iWerbo Telefonanlage übertragen.

DATEV-Stammdaten → FiBu geplant

Für iWerbo FiBu ist die Übernahme von DATEV-Stammdaten und Saldenvorträgen vorgesehen. FiBu ist heute nicht verfügbar — der Weg wird mit dem Produkt fertig.

Die wichtigste Abgrenzung

Daten übernehmen, System installieren und Prozesse einführen sind drei verschiedene Dinge.

Diese Verwechslung ist der häufigste Anlass für Streit im ersten Projektmonat. Deshalb steht sie hier — und noch einmal auf der Preisseite.

Was	Was darin steckt	Preis
Installation	Das System steht, läuft und ist sicher erreichbar. Umgebung aufgesetzt und gehärtet, Anwendungen installiert und miteinander verbunden, Adressen und Zertifikate eingerichtet, Mandant angelegt, Administratorzugang mit Zwei-Faktor-Anmeldung, die ausgelieferten Standardrollen unverändert aktiv, Sicherung eingerichtet und einmal zurückgespielt, Übergabe.	ab 950 €
Migration	Ihre Altdaten kommen herüber — Belege, Postfächer, Dateien, Stammdaten, Rufnummern. Mit Probelauf, Abgleich und einer Liste dessen, was nicht mitkommt.	auf Anfrage
Einführung	Ihre Prozesse entstehen im System: Nummernkreise, Belegwege, Genehmigungen, Pipeline-Phasen, Kontenrahmen, Wissensdomänen, Anrufverteilung — und der Rollen- und Berechtigungsschnitt entlang Ihrer Organisation.	auf Anfrage

Wer was sehen und tun darf, ist keine Installationsfrage. Es ist die Abbildung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation — sie wird mit Ihnen erarbeitet, nicht eingestellt. Das ist Einführung, und dabei begleiten wir Sie. Weil der Aufwand daran hängt, wie Ihr Haus arbeitet, gibt es dafür einen Preis auf Anfrage und keine Tabellenzeile.

Die Einführung ist derselbe Weg, den digitale Transformation beschreibt: Strategie, Beteiligung der Mitarbeitenden, Qualifizierung. Wer die Einführung als Beiwerk behandelt, bekommt ein technisch funktionierendes System, das niemand benutzt.

Was schiefgeht

Vier Dinge, die wir vorher ansprechen statt hinterher.

Der Export gibt nicht alles her

Manche Altsysteme geben Anhänge, Historien oder Formatierungen nicht heraus. Das findet der Probelauf — und dann wird entschieden, nicht improvisiert.

Die Datenqualität ist schlechter als gedacht

Dubletten, Karteileichen, Felder, die zweckentfremdet wurden. Ein Umzug ist der beste Zeitpunkt zum Aufräumen — aber er kostet Zeit, und die muss eingeplant sein.

Aufbewahrungsfristen

Das Altsystem darf oft nicht abgeschaltet werden, nur weil das neue läuft. Wir klären früh, was aufbewahrt werden muss und in welcher Form.

Lieferzeiten bei eigener Hardware

Wenn der Server bei Ihnen im Haus stehen soll, kaufen Sie ihn selbst. Arbeitsspeicher und Datenträger sind derzeit knapp — das ist keine Preisfrage, sondern eine Terminfrage, und sie gehört in die Projektplanung.

Sagen Sie uns, was heute läuft. Wir sagen Ihnen, was der Umzug bedeutet.

Auch dann, wenn er sich nicht lohnt. Ein Projekt, das wir absagen, kostet uns einen Auftrag; ein Projekt, das scheitert, kostet uns den Ruf.

Umziehen, ohne den Betrieb anzuhalten.